Размер шрифта:

Использование телеконференций

Использование телеконференций

Ещё совсем недавно только корпорации и крупные компании могли позволить себе использование телеконференции как альтернативу традиционным встречам и собраниям. Но появление многочисленных поставщиков интернет услуг и конкурентоспособных цен сделали телеконференции доступными для всех, начиная религиозными собраниями, охватывающими от шести до семи местонахождений, и заканчивая массовыми собраниями, включающими несколько тысяч местонахождений.


У некоторых этот инновационный способ проведения встреч и собраний вызывает беспокойство. Как следует готовиться к телеконференции? Какой информацией об этой передовой технологии должны владеть участники телеконференции? Как следует договариваться с провайдерами о проведении телеконференции?


Прежде всего, следует запомнить: собрание, проводимое с помощью телеконференции – это всего лишь обычное собрание. Единственная разница заключается в том, что все участники собрания не собираются в одном зале. Следовательно, использование телеконференции подразумевает такую же подготовку, что и обычная встреча.


Определитесь с повесткой. Чему будет посвящена телеконференция? Каким вопросам повестки следует уделить особое внимание? Нужно ли выделять время для вопросов? Как насчет дискуссии? Нужно ли выделять время на комментарии и критику? К чему следует прийти к концу телеконференции?


Определившись с повесткой, следует перейти к подготовке документов, которые могут потребоваться участникам до или во время телеконференции. Как и в случае с обычной конференцией, все документы должны быть подготовлены, проверенны и откорректированы в случае необходимости.


Далее определитесь с датой и временем проведения телеконференции. Если участники телеконференции находятся в разных частях страны или мира, не забудьте учесть разницу во временных зонах.


Определитесь с видом телеконференции. Позаботьтесь о предоставлении бесплатного телефонного номера и кода, которыми смогут беспрепятственно воспользоваться все участники телеконференции. Будет ли это формальная встреча или придется воспользоваться услугами оператора, который будет принимать вопросы и следить за ответами? Потребуется ли запись? Узнайте у своего провайдера, что вам потребуется для проведения телеконференции.


Как только организационные моменты будут улажены, можно будет договариваться с провайдером о времени проведения телеконференции. Запомните: чем больше участников телеконференции и чем сложнее телеконференция, тем раньше следует договариваться о сроках её проведения. Многие провайдеры требуют предварительного уведомления о проведении телеконференции.


Один небольшой совет для тех, кто собирается использовать телеконференции регулярно: многие провайдеры сегодня предоставляют постоянный бесплатный телефонный номер, который можно использовать в любое время без предварительного уведомления.


Договорившись с провайдером о телеконференции, сообщите участникам о дате и времени её проведения. При необходимости используйте указатель временных зон, чтобы каждый участник смог сопоставить время проведения конференции с местным временем. Предоставьте точную информацию о способе участия в телеконференции.


Так, например, возможно придется предоставить участникам телеконференции номер и код удаленного доступа. Если ваш провайдер рекомендовал вам сообщить участникам еще какую-либо информацию, не забудьте это сделать.


Заранее передайте все необходимые подготовленные документы участникам конференции, с тем, чтобы у них было время для их получения и подтверждения получения. Эффективность конференции может снизиться, если в ходе конференции выяснится, что у кого-то нет необходимых документов.


Помните: подготовка к телеконференции практически ничем не отличается от подготовки к обычной конференции. Определившись с повесткой дня, договорившись с провайдером, уведомив участников и предоставив все необходимые материалы можно рассчитывать на успех.


Социальные закладки:


Комментарии к этой заметке больше не принимаются.

Рейтинг популярности - на эти заметки чаще всего ссылаются:

май, 2011
пн вт ср чт пт сб вс
            1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31